La comptabilisation des personnels mis à disposition soulève souvent des questions pratiques en comptabilité : doit-on enregistrer la facture d’une agence d’intérim en 6211 ou rattacher un salarié mis à disposition en 6214 ? La réponse dépend de la nature du fournisseur, du contrat en vigueur et du caractère de la prestation. Un traitement approprié évite des erreurs de clôture, des difficultés d’analyse des coûts et des risques en cas de contrôle fiscal ou social.

Principes généraux et distinction fondamentale

Le compte 621 du Plan Comptable Général regroupe les charges liées au personnel extérieur. Deux sous-comptes couramment utilisés sont le 6211 pour l’intérim facturé par une agence de travail temporaire et le 6214 pour le personnel mis à disposition par une autre entreprise (prêt de main-d’œuvre, détachement intra-groupe, refacturation de personnel). La distinction repose sur le statut du facturier : si vous êtes facturé par une entreprise de travail temporaire, il s’agit généralement d’une prestation 6211 ; si le personnel est refacturé par une autre entreprise sans intervention d’une ETT, on utilisera plutôt 6214.

Quand utiliser 6211 : les caractéristiques de l’intérim via agence

Le 6211 s’impose lorsque la mise à disposition est organisée par une agence d’intérim qui assure le recrutement, la gestion administrative et la facturation. L’agence est votre fournisseur et vous facture un montant qui comprend le salaire, les charges sociales et sa marge. La facture doit être détaillée et comporter les mentions légales (base HT, TVA si applicable, montant TTC).

Documents à conserver pour justifier un enregistrement en 6211 :

• le contrat de mission ou le contrat de mise à disposition signé avec l’agence d’intérim ;
• la facture détaillée émise par l’agence ;
• les ordres de mission, plannings et bons de commande attestant de la période d’intervention ;
• en cas de besoin, récapitulatifs fournis par l’agence (bulletins de paie ou attestation).

Quand utiliser 6214 : prêt ou refacturation de personnel

Le 6214 s’utilise lorsque le personnel est mis à disposition par une autre société (société sœur, filiale, client ou prestataire) et que la facturation est une refacturation de coûts de personnel ou une prestation de mise à disposition. Ici, la relation est interentreprises et la facture provient d’une entreprise qui n’est pas une agence d’intérim.

Points d’attention pour qualifier la comptabilisation en 6214 :

• exiger une convention de mise à disposition ou un contrat de prêt précisant durée, responsabilités et modalités de facturation ;
• vérifier la qualification de la prestation en matière de TVA ;
• clarifier les responsabilités en matière de sécurité et d’encadrement du salarié mis à disposition.

Exemples d’écritures et ventilation

Exemple 1 : facture d’intérim (montant HT 8 000 €, TVA 20 %)

Exemple 2 : refacturation intra-groupe pour personnel détaché (montant refacturé 5 000 €, selon montage sans TVA)

Remarque : la refacturation peut inclure une marge ou être au coût. Selon la nature juridique et fiscale de l’opération, la TVA peut être applicable. En cas de doute, il est prudent de se référer à son expert-comptable ou fiscaliste.

Différences avec la paie interne

Ne confondez pas les charges de personnel extérieur (compte 621) et la paie des salariés de l’entreprise (compte 641 et comptes de charges sociales). Les salaires versés directement par l’entreprise font l’objet d’une comptabilisation distincte. De même, la sous-traitance de prestations réalisées avec le personnel du sous-traitant n’est pas une mise à disposition : il peut s’agir d’une charge de sous-traitance ou d’achat de prestations selon la nature du service fourni.

Contrôles, justificatifs et bonnes pratiques avant clôture

Pour sécuriser la comptabilisation et faciliter les contrôles :

• centralisez contrats, conventions, factures et ordres de mission avant saisie ;
• vérifiez la période facturée, la correspondance avec les plannings et les bons de commande ;
• ventilez analytiquement les coûts par projet ou centre de coûts pour un pilotage précis ;
• préparez un rapprochement entre factures d’ETT et éléments de paie de l’agence si nécessaire ;
• conservez une documentation écrite pour toute refacturation intra-groupe (décision de refacturation, méthode de calcul des coûts).

Aspects fiscaux et sociaux

Sur la TVA, la règle générale veut que la fourniture de services soit soumise à TVA, mais des exceptions et particularités existent selon le montage contractuel. Socialement, la responsabilité en matière d’hygiène et de sécurité peut être partagée entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise qui met à disposition. Il est donc important d’acter clairement les responsabilités dans le contrat et de conserver les attestations de conformité quand elles sont exigées.

Cas pratiques et conseils

Cas limite fréquent : un prestataire livre une prestation exécutée avec son propre personnel. Il s’agit d’une prestation facturée, non d’une mise à disposition ; on enregistre alors la facture selon la nature de la prestation fournie. Autre cas : un travailleur indépendant qui facture ses services relève des comptes de prestations externes (honoraires) et non des comptes de mise à disposition d’intérim.

En synthèse, la clé pour bien choisir entre 6211 et 6214 repose sur l’analyse du fournisseur et du contrat. Automatisez votre paramétrage comptable pour ventiler les factures d’agences d’intérim en 6211 et les refacturations inter-entreprises en 6214. Enfin, lorsque la qualification est incertaine (notamment pour la TVA ou pour des montages intra-groupe), sollicitez l’avis d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal et archivez les décisions écrites. Cela sécurisera vos comptes et facilitera les éventuelles vérifications externes.